Quipu te permite generar y gestionar tus facturas de forma rápida y sencilla, para ayudarte a ahorrar tiempo y dinero en el proceso de facturación.
En este artículo te vamos a contar los diferentes métodos de envío de facturas y tickets de ingreso de los que dispones en la plataforma.
Envío individual
Para enviar una única factura tendrás que seguir un proceso muy sencillo.
Desde el listado de facturas y tickets del panel de ingresos, busca el documento que quieres enviar y clica en los tres puntos que encontrarás en la parte derecha de la fila. Al hacerlo, se te abrirá un desplegable en el que encontrarás la opción de "Enviar por correo".
Al clicar el botón te aparecerá una ventana emergente desde la que podrás configurar el envío*. Estos son los campos que tendrás que completar:
Correo del destinatario: es decir, la persona a la que le quieres enviar la factura. Por defecto, Quipu seleccionará el correo que hayas añadido a la ficha de ese contacto. Sin embargo, podrás cambiar dicho correo, o incluso añadir múltiples destinatarios, separando las direcciones de correo por comas.
Asunto: Por defecto se añadirá el número de la factura, pero puedes editarlo de forma manual.
Mensaje: Desde Configuración > Facturas podrás añadir un mensaje estandarizado que se añadirá de forma automática a todos tus envíos. Sin embargo, puedes modificar o añadir tu mensaje de forma manual.
Plantilla de la factura: Desde Configuración > Facturas puedes configurar diferentes plantillas para tus facturas y desde este campo podrás seleccionar cuál quieres usar.
Idioma: Desde Configuración > Básica puedes elegir el idioma predeterminado de tus facturas. Sin embargo, de querer cambiarlo para un envío concreto, podrás hacerlo desde este campo.
Tras haber completado todos los campos, clica en el botón de "Enviar", para que la factura se envíe. En el caso de que quieras recibir una copia de la factura a tu correo, marca la casilla "Enviar también para mí"*.
*La copia de la factura te llegará al correo con el que hayas creado tu cuenta de Quipu.
Cuando hayas enviado una factura o ticket, aparecerá el icono de un sobre a la izquierda del número del documento. De esta forma sabrás de un sólo vistazo qué facturas has enviado y cuáles no.
Envío masivo
El proceso para el envío de múltiples facturas es muy sencillo y consta tan sólo de dos pasos:
Selecciona las facturas que deseas enviar.
Abre el desplegable de "Acciones grupales" y selecciona la opción de Enviar por correo.
En este caso, las facturas se enviarán en el mismo momento en el que cliques el botón. No se abrirá ninguna ventana emergente, de manera que no podrás modificar el destinatario, asunto, cuerpo, idioma o plantilla de la factura. Es decir, se mandará todo según lo que hayas indicado en Configuración > Facturas.
Email de envío de las facturas
Las facturas se mandan desde el mail facturas@getquipu.com
Por qué
Quipu utiliza un sistema especializado en el envío de mails para asegurarnos del correcto envío, recepción y para tener trazabilidad que todo se ha mandado correctamente.
Las leyes que regulan el envío de mails a través de software obligan que las cuentas de correo desde donde se envía estén verificadas. Es por ello que no hay forma de utilizar el mail del cliente y no tenemos otra alternativa que usar uno genérico.
Sin embargo, el cliente verá tu nombre cuando reciba el correo y, en caso de responder, la respuesta te llegaría a tu correo, no a facturas@getquipu.com