Ya te hemos contado como conectar tu cuenta de Zapier con Quipu. En este artículo te contaremos cómo utilizar Zapier para conectar tu e-commerce en Shopify con tu cuenta de Quipu.
Una vez hayas completado los pasos previos, podrás conectar tu Shopify con Quipu.
Conexión Shopify - Quipu
Recuerda que la integración de Shopify con Quipu funciona mediante Zapier. Por ello debes estar familiarizado con las nomenclaturas de dicha aplicación.
Un zap es un proceso que puedes definir dentro de Zapier en el cual indicas que al producirse un evento dentro de una aplicación a continuación se darán una o más acciones en otras plataformas.
En este caso vamos a ver cómo cuando se genera un pedido en Shopify o este se encuentra como pagado, automáticamente se registrará una factura de ingreso en Quipu.
Para iniciar la configuración de tu zap tendrás que ir a zapier, acceder a tu cuenta y seleccionar la opción "Create a zap".
En la nueva pantalla habilitada, en la parte superior izquierda, podrás indicar el nombre de tu zap para tenerlo identificado.
Configuración del trigger
El trigger es el evento inicial que desencadenará el resto de acciones.
Posteriormente, deberás configurar el trigger (el evento que al ocurrir, iniciará el resto de acciones).
1) Selecciona desde que aplicación se lanzará el trigger, en este caso escogeremos la APP Shopify:
La integración de Zapier con Shopify es premium por lo que solo funciona para los usuarios en planes de pago o durante el periodo de prueba de 15 días de Zapier.
2) Selecciona qué evento deberá producirse en shopify para iniciar el zap, en este caso, para crear facturas puedes elegir una de las dos opciones que te ofrece Shopify:
New Order: Cuando se realiza una compra. (No permite filtrar por estado).
New Paid Order: Cuando se paga un producto o servicio en tu Shopify. Permite filtrar por el estado del pedido de 3 distintas formas:
1) Estado del Pago: Pendiente, Pagado, Reintegrado o cualquiera de ellos.
2) Estado del Pedido: Cerrado, Abierto o cualquiera.
3) Estado del Envío: Enviado, Por Enviar, Parcialmente enviado o cualquiera.
3) Indicarás cual es tu cuenta de Shopify. Si ya la tienes registrada en Zapier de otro zap anterior, la seleccionarás de la lista pero si aún no la has registrado selecciona la opción “+ Connect a new account”.
Que habilitará la siguiente ventana donde deberás indicar los datos de tu cuenta de Shopify para loguearte:
Te pedirá instalar la aplicación de Zapier en Shopify para poder enviar la información de tus pedidos:
Una vez conectada tu cuenta de Shopify, te pedirá revisar que la conexión se ha realizado correctamente y para ello seleccionaremos la opción: TEST TRIGGER para poder ver que Zapier extrae correctamente la información de tu Shopify mostrándote ejemplos de pedidos realizados en tu sitio.
Y en cuanto haga la prueba y te confirme que ha detectado una “nueva orden” ya podrás seleccionar: CONTINUE.
Configuración del Action
El segundo paso será definir el action. Es decir, qué acción quieres que se realice en Quipu, al producirse el trigger.
1) El primer paso será seleccionar en qué aplicación se registrarán tus facturas de ingreso. En este caso seleccionarás: Quipu.
2) A continuación podrás indicar qué acción quieres que se realice en Quipu: la creación de una factura de ingresos create an income invoice.
3) Y seguidamente indicarás cuál es tu cuenta de Quipu, seleccionando la opción: connect a new account o escogiendo una de las que ya tengas conectadas.
4) En este punto, si seleccionas “connect a new account”, accederás a una nueva ventana que te solicitará la identificación de tu cuenta de Quipu. (Es en este momento cuando tendrás que dirigirte a tu cuenta de Quipu - configuración - integraciones, para recuperar tu APP ID y APP secret activadas previamente).
Y seleccionado “Yes, Continue” ya te aparecerá tu cuenta conectada:
5) Una vez conectada tu cuenta de Quipu, es momento de definir qué datos quieres que se indiquen en cada uno de los campos que se usan en Quipu cuando se crea una nueva orden, venta o pedido.
Al darle a continue, accederás a un listado de campos (Set up action) que vamos a ir explicando a continuación para que puedas completar correctamente.
Verás que hay campos en los que indicamos (required) al final de la línea, esto querrá decir que son campos obligatorios, que deberás rellenar sí o sí para poder continuar.
Además, en cada uno de los campos tendrás varias posibilidades para completar:
Indicar un texto fijo que siempre se volcará en ese campo.
Indicar un campo existente dentro de la aplicación que actúa como trigger (google sheets, CRM....)
Indicar un campo existente en Quipu.
Definición de los campos
Number series - Series de numeración
Este campo hace referencia a la serie de numeración que se usará en el registro de tus facturas de ingresos en Quipu.
En caso de que tengas la serie previamente creada en Quipu. Puedes escogerla en el desplegable que te ofrece la casilla:
👉 Para definir una nueva serie de numeración en Quipu solo tienes que ir a Configuración > Numeraciones y crear una nueva numeración
Si quieres tener en cuenta un dato que venga del trigger, puedes escoger la opción “Custom” y elegir el campo que quieras en el desplegable.
O también desde aquí puedes escribir el texto que quieras que utilice como serie de numeración:
Cómo última opción puedes dejarlo vacío ya que no es un campo requerido y seguirá la numeración por defecto de tu cuenta.
Number - Número
Este campo hace referencia al número de factura que aparece tras la parte de la serie de numeración. Por ejemplo, en una factura con numeración FS2021-345, 345 sería el número.
Como en el campo anterior, hay varias posibilidades. Si lo dejas vacío tendrá en cuenta la correlación y si indicas un dato que ya aparece en tu plataforma de venta, tendrá ese número en cuenta.
Created date - Fecha de emisión
Este campo hace referencia a la fecha de emisión que aparecerá en la factura registrada en Quipu. Para definirlo, lo que recomendamos es escoger uno de los campos de fecha que pueden venir de la plataforma de origen buscando por “date” en el apartado “search”.
Name and surname - Nombre y apellidos
Este campo hace referencia al nombre y apellidos del contacto o al nombre de la empresa.
En caso de que exista por ejemplo un campo para el nombre y otros para el apellido, podrás indicar más de una referencia a un campo del trigger (p.e: los campos Customer First Name y Customer Last Name). Recomendamos en este caso indicar un espacio entre ambos campos para que así lo cree en Quipu.
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Existen tres campos posibles a introducir:
1) Customer First Name y Customer Last Name
2) Billing Address First Name y Billing Address Last Name
3) Shipping Address First Name y Shipping Address Last Name
Tax ID - Identificador de cliente (NIF)
Este campo hace referencia al CIF, NIF o VAT number del contacto.
Esta información es obligatoria ya que hablamos de registrar facturas de ingresos.
En Shopify este campo no es predeterminado. En este artículo puedes ver como configurar este campo en tu Shopify.
Email - Correo electrónico
Esta información puede ser muy útil en caso de que queramos enviar las facturas a nuestros clientes por email desde Quipu.
Si quieres introducir en este campo más de un email y estos se encuentran en campos distintos, puedes escribir una “,” entre ambas referencias para que se vuelque correctamente en Quipu. Para ello debes elegir primero un campo email, escribir a continuación una coma y posteriormente seleccionar el otro campo email.
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Existen tres campos posibles a introducir:
1) Email
2) Customer Email
3) Contact Email
Phone - Teléfono
En este campo podemos introducir el teléfono o teléfonos del contacto.
En caso de que exista más de uno podemos indicar más de una referencia a un campo del trigger.
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Existen tres campos posibles a introducir:
1) Customer Default Address Phone
2) Billing Address Phone Email
3) Shipping Address Phone Email
Address - Dirección
Este campo hace referencia a la dirección fiscal del cliente.
En caso de que exista más de un campo que contenga información que queramos incluir aquí, podemos indicar más de una referencia a un campo del trigger.
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Existen tres campos posibles a introducir:
1) Customer Default Address Address1 y Customer Default Address Address2
2) Billing Address Address1 y Billing Address Address2
3) Shipping Address Address1 y Shipping Address Address2
Zip code - Código postal
Este campo hace referencia al código postal del contacto. Es importante sobre todo en caso de contacto con régimen fiscal distinto por su situación geográfica: Canarias, Ceuta o Melilla ya que se tendrá en cuenta para el registro correcto del ingreso en Quipu.
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Existen tres campos posibles a introducir:
1) Customer Default Address Zip
2) Billing Address Zip
3) Shipping Address Zip
Town - Ciudad
En este campo podemos introducir el pueblo o ciudad correspondiente a su dirección fiscal.
En caso de que exista más de uno podemos indicar más de una referencia a un campo del trigger.
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Existen tres campos posibles a introducir:
1) Customer Default Address City
2) Billing Address City
3) Shipping Address City
Country code - Código país
Para referenciar este campo hay que tener en cuenta que aquí introduciremos el campo que se corresponde con el código del país en formato ISO 3166-1. Por ejemplo, en el caso de España será ES o en el de Alemania, DE.
El código de país es imprescindible para que se registren correctamente los ingresos o sobre todo si se trata de un contacto intracomunitario o extranjero.
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Existen tres campos posibles a introducir:
1) Customer Default Address Country Code
2) Billing Address Country Code
3) Shipping Address Country Code
Bank account number - IBAN
Al introducir el IBAN del contacto podemos usar esta información posteriormente desde Quipu en caso de querer generar remesas de cobro o pago de las facturas registradas.
Este campo es personalizado en Shopify por lo que, para incluirlo deberás tener en cuenta cómo lo has configurado en tu cuenta ya que por defecto no existe.
SWIFT/BIC
Al introducir el SWIFT o BIC del contacto podemos usar esta información posteriormente desde Quipu en caso de querer generar remesas de cobro o pago de las facturas registradas.
Este campo es personalizado en Shopify por lo que, para incluirlo deberás tener en cuenta cómo lo has configurado en tu cuenta ya que por defecto no existe.
Al registrar una factura de ingreso de un contacto no existente en Quipu (se validará por CIF, NIF o VAT number si ya existe como contacto), este se creará en la base de datos de contactos de tu cuenta de Quipu automáticamente.
En caso de que ya exista, se revisarán los datos fiscales por si hay que actualizar alguno de ellos.
Line items
Concept - Concepto
En este campo aparecerán los conceptos (nombre de tus conceptos o productos) que tienes definido en tu cuenta de Shopify.
Aquí recomendamos indicar uno de los dos campos:
Line Items Name : El nombre de la variante del producto en Shopify
Line Items Title : El título del producto.
También existe la posibilidad de combinar campos en el apartado de concepto. Por ejemplo el título del producto y su respectivo SKU. Incluso puedes personalizar el formato añadiendo un "-" o un espacio para facilitar la lectura de la factura.
Unitary amount - Precio unitario
En este campo se indicará qué campo de Shopify corresponde al precio unitario de cada uno de tus productos o servicios.
Aquí recomendamos indicar el campo con nombre: Line Items Price.
Quantity - Cantidad
En este campo se indicará qué campo de cuenta de Shopify se tendrá en cuenta para recoger las cantidades de cada producto o servicio.
Aquí recomendamos indicar el campo con nombre: Line Items Quantity.
Taxes - Impuestos
En este campo numérico se indicará el impuesto de los productos de la tienda online.
Si todos los productos en tu ecommerce tienen el mismo tipo impositivo (Ejemplo: 21%) podemos poner directmente el número en el campo:
👉 Si tus productos en Shopify tienen distintos tipos impositivos de IVA (21% IVA general, 10 IVA reducido o 4% super reducido) o facturas a otros países de la Unión Europea con diferentes VAT puedes gestionarlo de la siguiente manera en Zapier:
Una vez configurado el trigger de New Orden in Shopify deberás buscar el evento de Code by Zapier:
Seleccionar en Action Event: Run Javascript
Poner en Input Data: taxes y el campo de Shopify Line Items Tax Lines Rate.
En el bloque de Code el siguiente código Javascript:
let formattedTaxes= 0;let vatPercent= 0;if(inputData.taxes != undefined) { formattedTaxes = inputData.taxes.split(','); vatPercent = Math.max(...formattedTaxes)*100;}output={formattedTaxes,vatPercent}
En el apartado de impuestos deberás seleccionar el campo: Formatted Taxes del action que hemos configurado previamente.
Tax Field Format - Formato Campo Impuestos
En este campo puedes elegir una opción u otra para informar sobre cómo tienes definidos los impuestos en tu cuenta de Shopify:
% en escala 0 a 100: escogerás esta opción si el formato de tus impuestos es en escala de 0 a 100. Es decir si, por ejemplo, en el campo anterior (Taxes - Impuestos) tienes indicado con el siguiente formato 4, 10 o 21.
% en escala 0 a 1: escogerás esta opción si el formato de tus impuestos es en escala de 0 a 100. Es decir si, por ejemplo, en el campo anterior (Taxes - Impuestos) tienes indicado 0.04, 0.1 o 0.21.
Amount Cantidad: escogerás esta opción si el formato de tus impuestos es el valor total correspondiente al importe de iva a cobrar. Por ejemplo, si para un caso de base imponible de 50€ el valor que aparece es directamente 10,5 €. (No disponible para Shopify)
Prices Include Taxes - Todos Los Precios Incluyen Impuestos
Este campo tiene un formato de elección entre verdadero o falso para que indiques cómo tienes indicados los precios de tus productos o servicios dentro de tu cuenta de Shopify. Puedes consultarlo en Shopify en Configuración > Impuestos:
En caso de que tengas indicado como precio: la base imponible, sin impuestos incluidos, debes elegir la opción FALSE.
En caso de que tengas indicado como precio: el PVP (base imponible + impuestos), debes elegir la opción TRUE.
Discount Amount - Descuento Total
En este campo referenciarás de qué campo de tu cuenta de Shopify se debe coger el importe del descuento a aplicar. Aquí pueden incluirse: cupones, rebajas, promociones, ofertas u otros.
Desde Quipu recomendamos indicar el campo con nombre: Total discounts.
En la factura creada en Quipu, el descuento se mostrará como una nueva línea de conceptos, por tanto este campo se reflejará como “base” en la línea de descuento en conceptos. En el ejemplo sería el dato que se recogería como -2.
Discount Vat Percent - Porcentaje Descuento IVA
En este campo indicarás qué porcentaje o porcentajes de IVA se aplicará a los descuentos que puedan aplicarse sobre tus ventas, siempre teniendo en cuenta, que ese campo corresponderá a lo que tengas configurado dentro de tu plataforma de venta.
Aquí recomendamos indicar directamente el impuesto aplicado sobre tus productos o servicios: 0, 7, 10, 21.
En el caso que hayas implementado el código de Javascript el campo a insertar será el siguiente:
Discount Concept - Concepto Del Descuento
Como hemos indicado anteriormente, si incluyes descuentos en los pedidos, esto se reflejará en la factura como una línea más de los conceptos, por tanto, en este campo puedes definir qué texto aparecerá en el concepto para esta línea.
Desde Quipu recomendamos indicar el campo con nombre: Discount Codes Code y en caso de dejarlo vacío, aparecerá con el concepto “descuento”.
Shipping Amount - Gastos De Envío
En este campo referenciarás de qué campo de cuenta de Shopify se debe coger el importe los gastos de envío a aplicar.
En este caso recomendamos usar el campo: Shipping lines price.
En Quipu lo verás reflejado como “base” en la línea de gastos de envío en conceptos, como en el ejemplo serían los 3.
Shipping Vat Percent - Porcentaje IVA Gastos De Envío
En este campo indicarás qué porcentaje o porcentajes de IVA se aplicará a los gastos de envío que puedan aplicarse sobre tus ventas. Para ese campo puede indicar lo que tengas configurado dentro de tu cuenta de Shopify o bien puedes indicar un importe fijo como por ejemplo, 21.
En el caso que hayas implementado el código de Javascript el campo a insertar será el siguiente:
Shipping Concept - Concepto Gastos De Envío
Como comentábamos anteriormente, si incluyes gastos de envío en los pedidos, esto se reflejará en el factura como una línea más de los conceptos, por tanto, en este campo puedes definir qué texto aparecerá en el concepto para esta línea.
Puedes indicar el campo: Shipping Lines Title o Shipping Lines Code, en caso de dejarlo vacío, aparecerá con el concepto “gastos de envío”.
Paid At - Fecha De Pago
Este campo hace referencia a la fecha de pago que aparecerá en la factura registrada en Quipu. Para definirlo, lo que recomendamos es escoger el campo de fecha que viene de Shopify buscando por “created at” en el apartado “search”.
Payment Method - Método De Pago
En este campo puedes elegir en qué campo de tu cuenta de Shopify aparece el método de pago de tus clientes para cada venta, de esta manera se quedará reflejada esta información en el campo: método de pago de tu ticket en Quipu.
Aquí recomendamos escoger el campo: Payment Gateway Names.
En Quipu lo verás en este campo reflejado:
Accounting Category - Categoría Contable
En este campo puedes definir qué cuenta contable de ingreso debe asignarse a la factura de ingreso generada.
Podrás escoger entre las categorías contables de ingreso que tienes creadas previamente en el apartado configuración - cuentas contables de tu cuenta de Quipu.
Accounting Subcategory - Subcategoría Contable
En este campo puedes definir qué subcuenta contable de ingreso debe asignarse a la factura de ingreso generada.
Podrás escoger entre las subcategorías contables de ingreso que tienes creadas previamente en el apartado configuración - cuentas contables de tu cuenta de Quipu.
Tags - Etiquetas
Aquí podrás configurar las etiquetas que quieres que se asignen a las facturas de ingreso que provienen de esta integración. Para definirlas puedes usar datos que vengan de tu plataforma de ventas o bien puedes escribir el texto que quieras. Para definir más de una etiqueta deberás separar la información por comas.
Notes - Notas
En este apartado puedes definir la información que quieras que aparezca en el apartado de notas para el receptor de la factura de ingreso.
Puedes indicar un texto directamente, escoger un campo del pedido (p.e: el número de pedido de tu plataforma de venta) o en caso de dejarlo vacío, pondremos las notas que tengas configuradas en configuración - facturas - notas para el receptor en tickets y facturas.
Una vez referenciados todos los campos, el último paso a realizar es testear que con la información que proviene de tu cuenta de Shopify y la configuración que has realizado, se puede crear correctamente una factura en Quipu. Para ello, te pedirá testear el action, mostrándote todos los datos que ha podido recoger de tu pedido y el campo en el que los mostrara:
Al final de todos los datos, te mostrará la opción que deberás elegir: Test & Continue.
Y una vez finalizado el testeo te mostrará el mensaje que te indicará que ha podido crear una factura en Quipu con el pedido que había tomado como ejemplo.
¡Ahora ya sí lo tienes todo perfectamente configurado!
Para acabar solo tendrás que poner en ON tu Zap marcando el selector que se encuentra en OFF y se irán creando todas tus facturas automáticamente.