Importar ingresos
Proceso para importar ingresos con Excel
Desde el apartado de “Ingresos” del menú lateral, puedes importar tus datos mediante un Excel.
Una vez dentro, en la parte derecha de la barra de búsqueda podrás ir al apartado de importaciones.
El proceso es simple:
Descarga nuestra plantilla de importación, copia los campos que quieras rellenar en la plantilla y súbela a Quipu. Es muy importante que no cambies el formato.
Ten en cuenta que las columnas grises son obligatorias.
Las columnas - aunque estén vacías - deben seguir el formato idéntico.
Si subes el mismo documento más de una vez, el sistema lo registrará como un error y la importación fallará.
En el caso de detectar algún error en el Excel, la información no se cargará. Te notificaremos a través de tu correo electrónico de los errores que hemos detectado para que puedas corregirlos y subir el documento de nuevo.
Formato de la plantilla
Algunas columnas deben tener un formato concreto.
Por defecto, la plantilla que te bajas de Quipu ya está bien configurada, pero, a veces, dependiendo de tu programa (Microsoft Office, Openoffice, etc.), puede desconfigurarse.
El archivo debe ser .
xlsVerifica que las columnas que contienen fechas tengan el formato fecha (DD/MM/AAAA) y que los campos donde haya unidades monetarias (euros) tengan el formato moneda (€).
Es importante que uses el sistema decimal europeo (comas) en lugar de usar puntos.
Campos obligatorios
Son obligatorios aquellos campos que aparecen en gris.
Tipo: factura, factura simplificada (ticket), ingreso adicional, o presupuesto
Fecha de Emisión
Número de Factura
NIF (sólo es obligatorio para facturas ordinarias)
Nombre (solo es obligatorio si no existe en la cuenta de Quipu o si es una factura ordinaria)
País (solo es obligatorio si no existe en la cuenta de Quipu o si es una factura ordinaria)
Base Unitaria
IVA (si el IVA es cero, debe ponerse un cero igualmente, excepto si es una factura simplificada/ticket)
Al introducir datos del cliente, se guardará el contacto automáticamente.
Si el contacto ya existe, basta con introducir el NIF.
Contenido de los campos
Datos fiscales
Tipo: Especifica si es una factura, una factura simplificada (ticket), un ingreso adicional o un presupuesto. Puedes escribirlo en cualquiera de los 4 idiomas de la plataforma. Si no pones nada, asumimos que son facturas.
Fechas de emisión, vencimiento y pago
Formatos aceptados: DD/MM/AA y DD/MM/AAAA
Estado de pago: Para indicar el estado de pago de una factura puedes hacerlo de dos formas:
Indicando la fecha de vencimiento y la fecha de pago.
Indicando mediante texto el estado de pago:
pendiente,impagadoopagado.Si no indicas ninguna fecha de pago, se indicará la del día en que se importa el documento Excel.
Numeración de factura o presupuesto
Utiliza el formato 2014-00323 para la numeración, donde 2014 es la parte fija de la serie y 00323 el número correlativo. El uso del guión entre la serie y el número es obligatorio.
Cliente
NIF: Si el NIF no existe aparecerá un error en caso de registrar facturas ordinarias.
Esta validación solo aplica para clientes de España y países de la Unión Europea, a no ser que uses el campo “tipo de cliente” que explicamos después.
El NIF es el identificador único en Quipu y por lo tanto si el cliente ya existe en el sistema, basta con introducir el NIF.
Nombre del cliente. Si el cliente es nuevo, es un campo obligatorio. Si no, tomamos el NIF como referencia y no hace falta informar del nombre ni ningún otro campo.
Dirección, Mail, Teléfono, IBAN, SWIFT. No son campos obligatorios.
País. Es un campo obligatorio y puedes escribir el nombre del país en cualquier de los 4 idiomas de Quipu (catalán, español, inglés, francés) o usando el acrónimo (ES, IT, DE, etc) según ISO 3166.
Número de Cliente. Es el número contable del cliente. Si el cliente ya existe en el sistema, se tomará el número que ya tenía asignado. Si aún no existe el sistema le adjudicará uno. Solo lo debes informar si quieres asignar uno en particular. Es esencial que la longitud sea la que haya en Configuración.
Proveedor
NIF: Si el NIF no existe aparecerá un error en caso de registrar facturas ordinarias.
Esta validación solo aplica para clientes de España y países de la Unión Europea, a no ser que uses el campo “tipo de cliente” que explicamos después.
El NIF es el identificador único en Quipu y por lo tanto si el cliente ya existe en el sistema, solo con el NIF ya es suficiente.
Nombre del proveedor: Si el NIF no existe en el sistema, es un campo obligatorio.
En caso de que ya esté registrado, tomamos el NIF como referencia y no hace falta informar del nombre ni ningún otro campo.
Dirección, Mail, Teléfono, IBAN, SWIFT. No son campos obligatorios.
País. Es un campo obligatorio y puedes escribir el nombre del país en cualquier de los 4 idiomas de Quipu (catalán, español, inglés, francés) o usando el acrónimo (ES, IT, DE, etc) según ISO 3166.
Número de Proveedor: Es el número contable del proveedor.
Si el proveedor ya existe en el sistema, se tomará el número que ya tenía asignado. Si aún no existe, el sistema le adjudicará uno.
Solo lo debes informar si quieres asignar uno en particular. Es esencial que la longitud sea la que haya en Configuración-básica-nº dígitos contables.
Líneas de Factura
Puedes hacer varias líneas de factura para desglosar, por ejemplo, distintos IVAs. Para ello simplemente debemos introducir el mismo número de factura y rellenar los conceptos e importes.
Concepto. No es un campo obligatorio.
Base Unitaria. La separación decimal debe ser con comas.
Cantidad. Si no se pone nada, el importe por defecto será 1.
Los ingresos adicionales no tienen cantidad.
IVA, Recargo de Equivalencia, Retención.
Poner la cuota de IVA (21, 10, 4, etc), recargo de equivalencia o retención.
Ten en cuenta que las facturas simplificadas e ingresos adicionales no pueden tener recargo de equivalencia ni retención.
Código Contable.
Por defecto se consigna una 705 en ingresos.
Es esencial que la longitud sea la que haya en Configuración.
Actividad Económica. En caso que haya más de una actividad económica, se puede detallar separando la sección y el epígrafe.
Si no se pone nada, se aplicará la actividad económica por defecto.
Tipo de cliente. Para informar tus ventas a clientes particulares en España u otro país intracomunitario, puedes indicar aquí "
particular" si necesitas que el campo NIF no sea obligatorio.