Importar ingresos y gastos
Proceso para importar ingresos o gastos con Excel
Desde el apartado de “Ingresos” o "gastos" del menú lateral, puedes importar tus datos mediante un Excel.
Una vez dentro, en la parte derecha de la barra de búsqueda podrás ir al apartado de importaciones.
El proceso es simple:
Descarga nuestra plantilla de importación, copia los campos que quieras rellenar en la plantilla y súbela a Quipu. Es muy importante que no cambies el formato.
Las columnas - aunque estén vacías - deben seguir el formato idéntico.
No tenemos en cuenta si la factura ya existe, así que si subes algo dos veces, se duplicará.
Por último, si hubiese algún tipo de error en el excel, no se cargará ninguna información. Se enviará un mail con los errores detectados para su corrección, pudiendo subir nuevamente el excel con las correcciones realizadas.
Formato de la plantilla
Algunas columnas deben tener un formato concreto.
Por defecto la plantilla que te bajas de Quipu ya está bien configurada pero a veces depende de tu programa (Microsoft Office, Openoffice, etc.) puede desconfigurarse.
El archivo debe ser .xls
Verifica que las columnas que contienen fechas tengan el formato 'fecha' y que los campos donde haya unidades monetarias (euros) tengan el formato 'moneda'.
Es importante que uses el sistema decimal europeo (comas) en vez de usar puntos.
Campos obligatorios
Son obligatorios aquellos campos que aparecen en amarillo.
Tipo (factura, ticket o presupuesto)
Fecha de Emisión
Número de Factura
NIF (sólo es obligatorio para facturas)
Nombre (solo es obligatorio si no existe en la cuenta de Quipu o si es una factura)
País (solo es obligatorio si no existe en la cuenta de Quipu o si es una factura)
Base Unitaria
IVA (si el IVA es cero, debe ponerse un cero igualmente, excepto si es un ticket)
Al rellenar la información del cliente se guardará el contacto.
Si el contacto ya existe, con la información del NIF será suficiente, ya que es el identificador único.
Contenido de los campos
Datos fiscales
Tipo: Especifica si es una factura, ticket o presupuesto. Puedes escribirlo en cualquiera de los 4 idiomas de la plataforma. Si no pones nada, asumimos que son facturas.
Fechas de emisión, vencimiento y pago
Formatos aceptados: DD/MM/AA y DD/MM/AAAA
Estado de pago: Para indicar el estado de pago de un ticket o factura puedes hacerlo de dos formas:
Indicando la fecha de vencimiento y la fecha de pago.
Indicando mediante texto el estado de pago: pendiente, impagado o pagado/cobrado.
Si no indicas ninguna fecha de pago se indicará la del día en que se importa el documento Excel.
Numeración de factura, ticket o presupuesto
Por ejemplo: 2014-00323, siendo 2014 la parte fija de la serie y 00323 el número
Para poder importar la numeración de tus facturas, primero tendrás que crear en configuración tus series de numeración. Una vez hecho, ya puedes importar tu numeración de forma normal.
Cliente
NIF: Si el NIF no existe aparecerá un error en caso de registrar facturas.
Esta validación solo aplica para clientes de España y países de la Unión Europea, a no ser que uses el campo “tipo de cliente” que explicamos después.
El NIF es el identificador único en Quipu y por lo tanto si el cliente ya existe, solo con el NIF nos basta.
Nombre del cliente. Si el cliente no existe es un campo obligatorio sino tomamos el NIF como referencia y no hace falta informar del nombre ni ningún otro campo.
Dirección, Mail, Teléfono, IBAN, SWIFT. No son campos obligatorios.
País. Es un campo obligatorio y puedes escribir el nombre del país en cualquier de los 4 idiomas de Quipu (catalán, español, inglés, francés) o usando el acrónimo (ES, IT, DE, etc) según ISO 3166.
Número de Cliente. Es el número contable del cliente. Si el cliente ya existe tomará el número que tenemos. Si aún no existe el sistema le adjudicará uno. Solo lo debes informar si quieres asignar a uno en particular. Es esencial que la longitud sea la que haya en Configuración.
Proveedor
NIF: Si el NIF no existe aparecerá un error en caso de registrar facturas.
Esta validación solo aplica para clientes de España y países de la Unión Europea, a no ser que uses el campo “tipo de cliente” que explicamos después.
El NIF es el identificador único en Quipu y por lo tanto si el cliente ya existe, solo con el NIF ya es suficiente.
Nombre del proveedor: Si el proveedor no existe es un campo obligatorio.
En caso de que exista tomamos el NIF como referencia y no hace falta informar del nombre ni ningún otro campo.
Dirección, Mail, Teléfono, IBAN, SWIFT. No son campos obligatorios.
País. Es un campo obligatorio y puedes escribir el nombre del país en cualquier de los 4 idiomas de Quipu (catalán, español, inglés, francés) o usando el acrónimo (ES, IT, DE, etc) según ISO 3166.
Número de Proveedor: Es el número contable del proveedor.
Si el proveedor ya existe tomará el número que tenemos. Si aún no existe el sistema le adjudicará uno.
Solo lo debes informar si quieres asignar a uno en particular. Es esencial que la longitud sea la que haya en Configuración-básica-nº dígitos contables.
Líneas de Facturas
Puedes hacer varias líneas de factura para desglosar por ejemplo distintos IVAs. Para ello simplemente debemos introducir el mismo número de factura y rellenar los conceptos e importes.
Concepto. No es un campo obligatorio
Base Unitaria. La separación decimal debe ser com comas
Cantidad. Si no se pone nada el importe por defecto será 1.
IVA, Recargo de Equivalencia, Retención.
Poner la cuota de IVA (21, 10, 4, etc), recargo de equivalencia o retención.
Código Contable.
Por defecto se consigna una 705 en ingresos.
Por defecto se consigna una 629 en gastos.
Es esencial que la longitud sea la que haya en Configuración.
Actividad Económica. En caso que haya más de una actividad económica, se puede detallar separando la sección y el epígrafe.
Si no se pone nada, se aplicará la actividad económica por defecto.
Tipo de cliente. Para informar tus ventas a clientes particulares en España u otro país intracomunitario, podéis indicar aquí "particular" si necesitáis que el campo NIF no sea obligatorio.
Importar Contactos
Para poder cargar datos en Quipu, debemos copiar el listado a la plantilla de Excel de Quipu para subir datos, respetando la información que se pide en cada columna.
Para subir los datos a Quipu siempre deberemos descargar la plantilla que facilitamos en cada apartado, copiar las columnas para que coincida y subir el archivo.
Siempre debes empezar por los contactos (Cliente y proveedores). Una vez cargados solo con informar el NIF de una factura de gasto o ingreso será suficiente para asignarlo a un contacto.
Importar un Excel con tus contactos (a partir de 1:45)
Importar Productos
Desde el apartado del menú lateral “Productos” puedes llevar a cabo la creación y gestión de productos.
Puedes crear individualmente o mediante una carga de Excel:
Concepto (incluyendo una referencia)
Base
Impuestos (IVA, IRPF)
