Salvo que seas un negocio de nueva creación, lo más probable es que dispongas de información de facturación que necesitas importar a Quipu para la correcta gestión de tu negocio.
En este artículo, te contamos los pasos a seguir para importar tus facturas de gastos a la plataforma.
Para iniciar el proceso de importación de tus documentos de gasto tienes que acceder a Menú lateral > Gastos.
Una vez dentro, en la parte derecha de la barra de búsqueda podrás ir al apartado de importaciones clicando en el icono indicado en la siguiente imagen:
Al hacerlo, se abrirá una ventana emergente desde la que podrás descargarte nuestra plantilla de importación. El proceso a seguir es simple:
Descarga nuestra plantilla de importación, copia los campos que quieras rellenar en la plantilla y súbela a Quipu. Es muy importante que no cambies el formato.
Las columnas - aunque estén vacías - deben seguir el formato idéntico.
En el caso de detectar algún error en el Excel, la información no se cargará. Te notificaremos a través de tu correo electrónico de los errores que hemos detectado para que puedas corregirlos y subir el documento de nuevo.
⚠️ Recuerda que los campos marcados en gris son obligatorios.
Formato de la plantilla
Debes tener en cuenta los siguientes puntos para una correcta importación del Excel:
Algunas columnas deben tener un formato concreto.
Por defecto, la plantilla que te bajas de Quipu ya está bien configurada, pero, a veces, dependiendo de tu programa (Microsoft Office, Openoffice, etc.), puede desconfigurarse.
El archivo debe ser
.xlsVerifica que las columnas que contienen fechas tengan el formato fecha (DD/MM/AAAA) y que los campos donde haya unidades monetarias (euros) tengan el formato moneda (€).
Es importante que uses el sistema decimal europeo (comas) en lugar de usar puntos.
Campos obligatorios
Son obligatorios aquellos campos que aparecen en gris dentro de la plantilla descargada:
Tipo: factura o factura simplificada (ticket)
Fecha de Emisión
Número de Factura
NIF (sólo es obligatorio para facturas ordinarias)
Nombre (solo es obligatorio si no existe en la cuenta de Quipu o si es una factura ordinaria)
País (solo es obligatorio si no existe en la cuenta de Quipu o si es una factura ordinaria)
Base Unitaria
IVA (si el IVA es cero, debe ponerse un cero igualmente, excepto si es una factura simplificada/ticket)
Al introducir datos del cliente o proveedor, se guardará el contacto automáticamente.
Si el contacto ya existe, basta con introducir el NIF.
Contenido de los campos
Datos fiscales
Tipo: Especifica si es una factura o una factura simplificada (ticket). Puedes escribirlo en cualquiera de los 4 idiomas de la plataforma. Si no pones nada, asumimos que son facturas.
Fechas de emisión, vencimiento y pago
Formatos aceptados: DD/MM/AA y DD/MM/AAAA
Estado de pago: Para indicar el estado de pago de una factura puedes hacerlo de dos formas:
Indicando la fecha de vencimiento y la fecha de pago.
Indicando mediante texto el estado de pago:
pendiente,impagadoopagado.Si no indicas ninguna fecha de pago, se indicará la del día en que se importa el documento Excel.
Numeración de factura o factura simplificada (ticket): El número de la factura (sin ninguna limitación por parte de Quipu. En caso de exportarla mediante el enlace de A3 solo se pintarán los últimos 10 dígitos, que son el máximo que acepta A3).
Proveedor
NIF: Si el NIF no existe aparecerá un error.
Esta validación solo aplica para clientes de España y países de la Unión Europea.
El NIF es el identificador único en Quipu y, por lo tanto, si el proveedor ya existe en el sistema, basta con solo introducir el NIF.
Nombre del proveedor. Si el proveedor es nuevo, es un campo obligatorio. Si no, tomamos el NIF como referencia y no hace falta informar del nombre ni ningún otro campo.
Dirección, Mail, Teléfono, IBAN, SWIFT. No son campos obligatorios.
País. Es un campo obligatorio y puedes escribir el nombre del país en cualquiera de los 4 idiomas de Quipu (catalán, español, inglés, francés) o usando el acrónimo (ES, IT, DE, etc) según ISO 3166.
Número de Proveedor. Es el número contable del proveedor. Si el proveedor ya existe en el sistema, se tomará el número que ya tenía asignado. Si aún no existe, el sistema le adjudicará uno. Solo lo debes informar si quieres asignar uno en particular. Es esencial que la longitud sea la que haya en Configuración.
Líneas de factura (Conceptos)
Puedes hacer varias líneas de factura para desglosar, por ejemplo, distintos IVAs. Para ello simplemente debes introducir el mismo número de factura y rellenar los conceptos e importes.
Concepto. No es un campo obligatorio.
Base Unitaria. La separación decimal debe ser con comas.
Cantidad. Si no se pone nada, el importe por defecto será 1.
Las facturas simplificadas no pueden tener cantidad.
IVA, Recargo de Equivalencia, Retención.
Poner la cuota de IVA (21, 10, 4, etc), recargo de equivalencia o retención.
Las facturas simplificadas no pueden tener IVA, recargo de equivalencia ni retención.
Código Contable.
Por defecto se consigna una 629.
Es esencial que la longitud sea la que haya en Configuración.
Actividad Económica. En caso que haya más de una actividad económica, se puede detallar separando la sección y el epígrafe.
Si no se pone nada, se aplicará la actividad económica por defecto.
Por otro lado, si lo que deseas es introducir una nueva factura, te invitamos a echarle un vistazo a nuestro artículo sobre cómo crear una factura de gasto.