En este artículo vamos a ver la alternativa a mandar las facturas desde la plataforma de Quipu desde el correo factura@getquipu.com para que este proceso se pueda realizar de forma 100% automática y desde el email que prefieras, ya sea vía SMTP o Gmail.
Para ello primero deberemos de tener una cuenta en Make.
Make ofrece un plan gratuito que permite realizar hasta 1000 operaciones al mes. Una operación es una acción que se realiza dentro de una automatización. Por ejemplo: ¿Quieres obtener todas las facturas? es una operación, ¿Quieres obtener una única factura? es también una operación. Dependiendo del volumen de facturas que emitamos al mes, será suficiente con este plan gratuito o deberemos contratar el siguiente plan, cuyo coste actual es de 9€ al mes y ofrece hasta 10.000 operaciones al mes.
Una vez dispongamos de esta cuenta, el primer paso será crear un nuevo escenario:
Buscaremos entonces Quipu en el listado de módulos y, dentro de Quipu, seleccionaremos "Watch New Invoices" para recibir la factura cuando la hayamos creado en Quipu.
En este paso, Make nos solicitará conectarnos a nuestra cuenta de Quipu. Para ello iniciaremos sesión en Quipu, iremos al apartado de configuración y haremos click en Integraciones.
Activaremos la API de Quipu:
Pulsamos en Credenciales y nos aparecerán las credenciales, que deberemos copiar.
De vuelta en Make, pulsamos "Create a connection".
Nos aparecerá la pantalla de la imagen anterior. Debemos rellenar el formulario con las credenciales que hemos obtenido en el paso anterior.
Una vez hayamos realizado la conexión nos aparecerá la pantalla de la imagen inferior. El campo Limit lo dejaremos en 100 y, en el campo Kind, tenemos que seleccionar "Income" para que solo se active nuestra automatización cuando hayamos creado una factura de ingresos.
En el siguiente paso, vamos a utilizar el módulo de Quipu. Pulsa en "Get a contact" para obtener el contacto al que pertenece la factura.
En "Contact ID" tenemos que poner el campo Relationships: Contact: Data: ID
Añadiremos el módulo HTTP y pulsaremos "Get a File" para descargarnos la factura
En URL tenemos que añadir el campo Ephemeral Open Download Pdf Url del paso 1 Quipu Watch New Invoices
En este paso tenemos que añadir el módulo de Email y pulsar "Send an Email"
En el campo To le añadimos el destinatario del correo, que en este caso es el cliente al que le enviaremos la factura. Para ello tenemos que añadirle el campo Email que hemos obtenido en el paso 2 Quipu Get a Contact
En el Subject (asunto) en este ejemplo hemos añadido el nombre del cliente -Factura y número de factura. Puedes elegir qué información quieres que incluya en tu caso.
Entramos en una de las partes más complicada de la automatización si no sabes HTML, por eso te dejamos esta plantilla que tan solo tienes que copiar y pegar en el apartado de Content. Debes sustituir los [] que hay al final del correo por tus datos.
<p>Hola {{2.attributes.name}},</p>
<p>Te adjuntamos la factura <strong>{{1.attributes.number}}</strong> correspondiente a < por un importe de <strong>{{formatNumber(parseNumber(1.attributes.total_amount; ","); 2; ","; ".")}}€</strong>. Por favor, revisa los detalles y no dudes en ponerte en contacto con nosotros si tienes alguna pregunta o necesitas alguna aclaración.</p>
<p><strong>Detalles de la factura:</strong></p>
<ul>
<li>Fecha de emisión: {{formatDate(1.attributes.issue_date; "DD-MM-YYYY"; "Europe/Madrid")}}</li>
<li>Vencimiento: {{formatDate(1.attributes.due_date; "DD-MM-YYYY")}}</li>
<li>Importe total: {{formatNumber(parseNumber(1.attributes.total_amount; ","); 2; ","; ".")}}€</li>
</ul>
<p>Gracias por tu confianza y colaboración.</p>
<p>Saludos cordiales,</p>
Tenemos que adjuntar la factura en PDF. Para ello en Attachments tenemos que darle a Map. Especificaremos el nombre que queremos que tenga la factura en PDF. En este ejemplo será el nombre del cliente y el número de factura, es importante añadirle el sufijo .pdf para que se nos envíe en esta extensión. En el apartado de Data por defecto nos aparecerá "data", que no cambiaremos. En caso de que no aparezca así tenemos que seleccionar el campo Data del paso anterior.
En este último paso vamos a actualizar la factura para añadirle una etiqueta que nos permita saber que hemos enviado esta factura. Para ello tenemos que usar el módulo de Quipu Update an Invoice
En Invoice ID tenemos que añadirle el campo Invoice ID del paso 1 Watch New Invoices:
Tenemos que hacer scroll hasta abajo y veremos una opción llamada Tags. Allí debemos añadir dos Items, uno que será la etiqueta Factura enviada, para saber que esa factura ya ha sido enviada, y otro que será Make, que nos permitirá saber que ha sido enviada desde nuestra automatización de Make.
Configuración avanzada
El trigger que estamos usando por defecto se ejecuta cada 15 minutos. Es decir, cada cuarto de hora se ejecutará y comprobará si hemos creado nuevas facturas. En caso de que hayamos creado nuevas facturas comenzará la ejecución de toda la automatización.
Podemos cambiar cada cuanto tiempo se ejecuta el proceso haciendo click en el reloj.
Tenemos diferentes opciones:
At regular intervals: es como viene por defecto y se ejecuta cada X minutos
Once: se ejecutará en la fecha y hora que le indiquemos
Every day: se ejecutará todos los días a la hora que le indiquemos
Days of the week: se ejecutará los días de la semana que le indiquemos y a la hora que seleccionemos
Days of the month: igual que la anterior pero seleccionando los días del mes en los que queremos que se ejecute la automatización.
Specified dates: se ejecutará en las fechas y horas que le indiquemos. Esto puede ser útil, por ejemplo, para que el último día de cada trimestre nos descargue todas las facturas.
On demand: con esta opción la ejecución estará constantemente escuchando la API de Quipu para recibir la factura inmediatamente después de que la hayamos creado en Quipu. Usaremos esta opción cuando queramos enviar la factura al cliente inmediatamente después de que haya sido creada.
Error handler
La mejor manera de gestionar los errores en nuestras automatizaciones es usando un error handler. Un error handler conecta a un módulo con la ruta de control de errores. Cuando el módulo genera un error, la ruta de control de errores se activa y ejecuta el controlador de errores.
Vamos a añadirle un error handler a nuestro módulo de Email ya que este paso es crítico en nuestra automatización. Para ello hacemos click derecho sobre el módulo y le damos a "Add error handler".
Seleccionamos el módulo llamada Break, el controlador de errores Break almacena el mensaje de error, las asignaciones y el flujo del escenario restante como una ejecución incompleta, lo que nos permite resolver el error de forma manual o automática.
La configuración la dejaremos por defecto, esto quiere decir qué intentará ejecutar este paso 3 veces con un intervalo de 15 minutos entre cada intento, si finalizados los tres intentos sigue fallando marcará la ejecución como incompleta.
Por último, tenemos que activar las ejecuciones incompletas. Para ello tenemos que irnos a los Settings de la automatización que se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla.
Marcamos como Yes la opción llamada "Allow storing of incomplete executions".
Para ver las ejecuciones incompletas de nuestra automatización tenemos que entrar en el modo preview de la automatización y darle a "Incomplete executions", que se encuentra en la parte superior de la pantalla.
Nos aparece el historial de ejecuciones incompletas y, si le damos a Detail, podemos ver los detalles de la ejecución.
Si vamos haciendo click en los diferentes módulos podemos ir viendo la información para poder detectar qué es lo que ha fallado.
Aparte de ver el error aquí, Make nos enviará un correo avisando de que ha habido una ejecución incompleta: