En este artículo vamos a ver la alternativa a mandar las facturas desde la plataforma de Quipu desde el correo factura@getquipu.com para que este proceso se pueda realizar de forma 100% automática y desde el email que prefieras ya sea via SMTP o Gmail.
Para ello primero deberemos de tener una cuenta en Make, consta de un plan gratuito que permite realizar hasta 1000 operaciones al mes. Una operación es una acción que se realiza dentro de una automatización. Por ejemplo: ¿Quieres obtener todas las facturas? eso es una operación, ¿Quieres obtener una única factura? eso es una operación. Dependiendo del volumen de facturas que emitimos al mes nos valdrán con este plan gratuito o tendremos que irnos al siguiente plan que actualmente está en 9€ al mes y tendríamos 10.000 operaciones al mes.
El primer paso será crear un nuevo escenario:
Buscar Quipu en el listado de módulos y dentro de Quipu seleccionaremos Watch New Invoices para recibir la factura cuando la hayamos creado en Quipu.
En este paso, nos pedirá conectarnos a nuestra cuenta de Quipu. Para ello iniciamos sesión en Quipu, nos vamos al apartado de configuración y hacemos click en Integraciones.
Tenemos que activar la API de Quipu:
Le damos a Credenciales y nos aparecerán nuestras credenciales, las tenemos que copiar.
En make le damos a Create a connection.
Nos aparecerá lo siguiente debemos de rellenarlo con las credenciales que hemos obtenido en el paso anterior.
Una vez hayamos realizado la conexión nos aparecerá lo siguiente, el campo Limit lo dejaremos en 100 y el campo Kind tenemos que seleccionar Income para que solo se active nuestra automatización cuando hayamos creado una factura de ingresos.
El siguiente paso, vamos a utilizar el módulo de Quipu get a contact para obtener el contacto al que pertenece la factura.
En contact ID tenemos que poner el campo Relationships: Contact: Data: ID
Añadiremos el módulo HTTP Get a File para descargarnos la factura
En URL tenemos que añadir el campo Ephemeral Open Download Pdf Url del paso 1 Quipu Watch New Invoices
En este paso tenemos que añadir el módulo de Email send an Email
En el campo To le añadimos el destinatario del correo, que en este caso es el cliente al que le enviaremos la factura para ello tenemos que añadirle el campo Email que hemos obtenido en el paso 2 Quipu Get a Contact
En el Subject (asunto) yo he puesto el nombre del cliente -Factura número de factura pero esto lo puedes hacer a tu gusto.
Entramos en una de las partes más complicada de la automatización si no sabes HTML, por ello te dejaré esta plantilla en la que tan solo tienes que copiar y pegarlo en el apartado de Content. Debes sustituir los [] que hay al final del correo por tus datos.
<p>Hola {{2.attributes.name}},</p>
<p>Te adjuntamos la factura <strong>{{1.attributes.number}}</strong> correspondiente a < por un importe de <strong>{{formatNumber(parseNumber(1.attributes.total_amount; ","); 2; ","; ".")}}€</strong>. Por favor, revisa los detalles y no dudes en ponerte en contacto con nosotros si tienes alguna pregunta o necesitas alguna aclaración.</p>
<p><strong>Detalles de la factura:</strong></p>
<ul>
<li>Fecha de emisión: {{formatDate(1.attributes.issue_date; "DD-MM-YYYY"; "Europe/Madrid")}}</li>
<li>Vencimiento: {{formatDate(1.attributes.due_date; "DD-MM-YYYY")}}</li>
<li>Importe total: {{formatNumber(parseNumber(1.attributes.total_amount; ","); 2; ","; ".")}}€</li>
</ul>
<p>Gracias por tu confianza y colaboración.</p>
<p>Saludos cordiales,</p>
Tenemos que adjuntar la factura en PDF para ello en Attachments tenemos que darle a Map especificaremos el nombre que queremos que tenga la factura en PDF en mi caso será el nombre del cliente y el número de factura, es importante añadirle el sufijo .pdf para que se nos envíe en esta extensión, y en el apartado de Data por defecto nos aparecerá data lo dejamos así, en caso de que no nos venga así tenemos que seleccionar el campo Data del paso anterior.
En este último paso vamos a actualizar la factura para añadirle una etiqueta que nos permita saber que hemos enviado esta factura. Para ello tenemos que usar el módulo de Quipu Update an Invoice
En Invoice ID tenemos que añadirle el campo Invoice ID del paso 1 Watch New Invoices:
Tenemos que hacer scroll hasta abajo y veremos una opción llamada Tags tenemos que añadirle dos Items, uno que será la etiqueta Factura enviada para saber que esa factura ya ha sido enviada y otro que será Make que nos permitirá saber qué ha sido enviado desde nuestra automatización de Make.
Configuración avanzada
El trigger que estamos usando por defecto se ejecuta cada 15 minutos es decir cada cuarto de hora se ejecutará y comprobará si hemos creado nuevas facturas en caso de que hayamos creado nuevas facturas comenzará la ejecución de toda la automatización. Podemos cambiar cada cuanto tiempo se ejecuta haciendo click en el reloj.
Aquí podemos cambiar cada cuanto tiempo queremos que se ejecute la automatización, tenemos diferentes opciones:
At regular intervals: es como viene por defecto y se ejecuta cada X minutos
Once: se ejecutará a la fecha y hora que le indiquemos
Every day: se ejecutará todos los días a la hora que le indiquemos
Days of the week: se ejecutará los días de la semana que le indiquemos y a la hora que seleccionemos
Days of the month: igual que la anterior pero seleccionando los días del mes en los que queremos que se ejecute la automatización.
Specified dates: se ejecutará en las fechas y horas que le indiquemos. Esto por ejemplo puede ser útil para indicarle que el último día de cada trimestre nos descargue todas las facturas.
On demand: con esta opción la ejecución estará constantemente escuchando la API de Quipu para recibir la factura inmediatamente después de que la hayamos creado en Quipu. Usaremos esta opción cuando queramos enviar la factura al cliente inmediatamente después de que haya sido creada.
Error handler
La mejor manera de gestionar los errores en nuestras automatizaciones es usando un error handler. Un error handler conecta a un módulo con la ruta de control de errores. Cuando el módulo genera un error, la ruta de control de errores se activa y ejecuta el controlador de errores.
Vamos a añadirle un error handler a nuestro módulo de Email ya que este paso es crítico en nuestra automatización para ello hacemos click derecho sobre el módulo y le damos a Add error handler
Seleccionamos el módulo llamada Break, el controlador de errores Break almacena el mensaje de error, las asignaciones y el flujo del escenario restante como una ejecución incompleta. Lo que nos permite resolver el error de forma manual o automática.
La configuración la dejaremos por defecto, esto quiere decir qué intentará ejecutar este paso 3 veces con un intervalo de 15 minutos entre cada intento, si finalizado los tres intentos sigue fallando marcará la ejecución como incompleta.
Por último tenemos que activar las ejecuciones incompletas para ello tenemos que irnos a los Settings de la automatización que se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla.
Marcamos como Yes la opción llamada Allow storing of incomplete executions
Para ver las ejecuciones incompletas de nuestra automatización tenemos que entrar en el modo preview de la automatización y darle a Incomplete executions que se encuentra en la parte superior de la pantalla.
Nos aparece el historial de ejecuciones incompletas si le damos a detail podemos ver los detalles de la ejecución.
Nos aparece de la siguiente manera si vamos haciendo click en los diferentes módulos podemos ir viendo la información para poder detectar qué es lo que ha fallado.
Aparte de ver el error aquí, Make nos enviará un correo avisando de que ha habido una ejecución incompleta