Como parte del proceso de revisión y validación de los documentos subidos a través del lector de ingresos y gastos de Quipu, la herramienta te permite gestionar de forma eficiente la clasificación contable de tus ingresos y gastos. Desde la ventana de revisión, puedes ajustar y personalizar estas categorías según tus necesidades.
Para hacerlo, tendrás que acceder al Menú lateral > Lector de gastos o Lector de ingresos > Pendientes de verificar. Una vez allí, has de seleccionar el documento o documentos en cuestión y clicar en el botón "Revisar".
Al hacerlo, accederás a la ventana de revisión. Allí encontrarás tres opciones:
Contabilidad
Categorización
Conciliación bancaria
En este artículo, vamos a centrarnos en las funcionalidades del apartado Categorización.
1. ¿Qué es la Categorización?
La sección de Categorización te permite:
Revisar y modificar las categorías asignadas a los ingresos y gastos de tu empresa.
Ajustar las cuentas y subcuentas contables asociadas a clientes o proveedores.
Optimizar el seguimiento y la organización de tus documentos financieros.
Por defecto, si no se ha asignado ninguna categoría, Quipu utiliza estas configuraciones estándar:
Gastos: Categoría “Otros”.
Ingresos: Categoría “Prestación de Servicios”.
2. Cómo modificar cuentas y subcuentas contables
En la ventana de revisión, puedes editar las cuentas y subcuentas contables asociadas a cada documento. Esto es lo que debes saber:
Al modificar la cuenta o subcuenta de un cliente o proveedor, Quipu recuerda tus ajustes.
Esta configuración se aplicará automáticamente a futuros documentos del mismo cliente o proveedor.
💡 Esto aplica tanto si configuraste previamente al cliente/proveedor antes de usar Quipu como si realizaste la categorización por primera vez al subir documentos.
3. Configuración automática según clientes y proveedores
Quipu utiliza un sistema inteligente para aprender tus preferencias:
Si modificas una categoría de un cliente o proveedor, los próximos documentos que subas al lector (o crees manualmente o importes en Excel) adoptarán automáticamente esta nueva configuración.
Sin embargo, los cambios no se aplican retroactivamente. Por ejemplo, si hay varias facturas de un mismo cliente o proveedor en la cola de revisión, cambiar la categoría de una factura no afecta a las demás, ya que estas ya han sido creadas.
4. Gestión de facturas en cola
Si tienes facturas pendientes de revisión de un mismo cliente o proveedor, ten en cuenta lo siguiente:
⚠️ Cambiar la cuenta contable de un documento no afectará a los demás documentos en la cola de revisión.
Este comportamiento garantiza que los cambios realizados no modifiquen documentos que ya están creados.
Para asegurarte de que futuras facturas reflejen la nueva categoría:
Realiza el ajuste en la ventana de revisión.
A partir de ese momento, todos los nuevos documentos de ese cliente/proveedor subirán con la nueva configuración.
5. Indicaciones adicionales: actividad económica y fechas de vencimiento
En la sección de Categorización también puedes:
Indicar tu actividad económica: Si la tienes configurada desde los ajustes, podrás seleccionarla para cada documento.
Modificar la fecha de vencimiento: Ajusta esta información según sea necesario directamente desde la ventana de revisión.