VERIFICACIÓN Y VALIDACIÓN DE DOCUMENTOS:
Dentro de la pantalla principal haz clic sobre el nombre del cliente que quieras revisar y te llevará a la pantalla intermedia, te encontrarás con ciertos apartados.
VALIDACIÓN:
Podrás acceder a los documentos procesados a través del lector para su verificación y validación.
Una vez accedas a una de las cajitas de Ingreso o de gasto, te aparecerá la Galería de Revisión. Irán apareciendo factura tras factura hasta que no haya más por validar.
Tienes distintas opciones:
- Saltar al siguiente documento (dejar pendiente), validar o eliminar.
- Enviar un mensaje al cliente referente a un documento.
- Modificar el documento o validarlo.
- Modificar la categoría contable.
- Categorizar si es una factura o un ticket.
- Aplicar deducciones parciales, así como marcar un activo.
- Realizar la conciliación bancaria.
Comenzando con la VALIDACIÓN:
Apartado de CONTABILIDAD:
Veremos la misma información que contiene el documento, puedes revisarlo, modificarlo antes de Validar.
Dentro de opciones avanzadas puedes hacer cambios específicos.
- Si es un gasto – marcar que es un activo y especificar qué cuenta de inmovilizado.
- Deducciones parciales de gasto.
- Deducciones parciales si es un gasto.
- Asignar categorías contables por concepto.
- Si es un ingreso – marcar que es un suplido
Una vez realizadas estás modificaciones siempre GUARDAR.
Apartado de CATEGORIZACIÓN:
Aquí es donde puedes cambiar la cuenta y la subcuenta.
Si tiene más de una actividad económica dada de alta dentro de la cuenta también podrás indicarla en este apartado.
Dato a tener en cuenta, es que, Quipu aprende como se categorizó a ese cliente o proveedor la última vez, así como también, si previamente subimos sus respectivas contrapartidas.
Si es un contacto nuevo o no tiene contrapartida asignada, por defecto asignará una 629 por ser un gasto o una 705 por ser un ingreso.
Recomendamos que si trabajas con contrapartidas en tu programa contable que previamente lo vuelques y asignes a cada contacto qué cuenta contable de gasto y de ingreso para automatizarlo. Así Quipu reconocerá el proveedor/cliente con la contrapartida ya subida.
Apartado CONCILIACIÓN BANCARIA:
Al momento de estar validando, si Quipu encuentra un movimiento que coincida con ese documento, te sugerirá el mismo y podrás seleccionar el movimiento correspondiente a ese documento.
¡Podrás tener en 3 clicks un documento validado y conciliado!
¡Listo para enviarlo a la contabilidad!
¡DATO IMPORTANTE!
Siempre bloquear la factura/ticket una vez revisado el documento.
Bloquear y Validar. 😊
Esto hace que tú siempre tengas el control de las revisiones de la contabilidad, el cliente no podrá realizar ningún tipo de modificación.
En caso de querer hacerlo, tendrá que consultártelo previamente a ti y podrás desbloquearla para que haga los cambios pertinentes.