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Cómo funcionan los estados Borrador y Final en tus facturas

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Escrito por Amanda Parera
Actualizado esta semana

🧾 Cómo funcionan los estados “Borrador” y “Final” en tus facturas en Quipu

A partir de la nueva Ley Antifraude y la integración con Veri*factu, en Quipu hemos actualizado el funcionamiento de las facturas y documentos de ingresos. Ahora, pueden tener dos etapas clave:

✍️ 1. Etapa “Borrador”

Esta etapa permite editar libremente el documento antes de finalizarlo. Es útil cuando todavía estás preparando la factura o revisando datos.

Características principales:

  • NO asigna número ni fecha de emisión definitiva.

  • Puedes editar y eliminar el documento sin restricciones.

  • Aparece etiquetado como “Borrador” en el listado de ingresos.

  • No se tiene en cuenta para impuestos, contabilidad ni informes.

¡Importante! Cuando creas una factura en estado borrador, puedes ver y cambiar la fecha de emisión… pero esa fecha es solo orientativa. La fecha real y definitiva se asigna cuando marcas la factura como “Final”.

💡 Esto se hace así para cumplir con la normativa (Ley Antifraude), que exige que las fechas y numeraciones sean consecutivas y no editables una vez la factura es definitiva.

  • Al crearla manualmente desde el formulario.

  • Al duplicar otro documento.

  • Desde ingresos recurrentes.

  • Desde importaciones (si no tienen cobro o vencimiento).

  • Desde Stripe (automáticamente).

  • Desde lector de ingresos (pendientes de validar).

  • Desde la app móvil.

  • Desde la API, si no hay fecha de vencimiento o cobro.

🔁 Qué puedes hacer en esta etapa:

  • Editar todo.

  • Eliminar.

  • Descargar PDF (con datos incompletos).

  • Pasarla a etapa final (manualmente o en lote).

  • Ver historial de creación/cambios.

✅ 2. Etapa "Final"

Una vez que pasas una factura a “Final”, esta se convierte en definitiva.

Características principales:

  • Asigna automáticamente número y fecha de emisión definitiva.

  • No se puede eliminar.

  • Solo puedes editar algunos campos (etiquetas, pagos, notas, etc.).

  • Se incluye en impuestos, contabilidad e informes.

📌 ¿Cuándo se finaliza una factura?

  • Manualmente (desde el botón “Finalizar”).

  • Automáticamente si el documento:

    • Tiene fecha de cobro o vencimiento.

    • Tiene estado “Pagado” o “Impagado” (en importaciones o API).

    • Se genera desde presupuesto/pedido finalizado.

    • Se valida desde el lector como “Final”.

🔁 Qué puedes hacer en esta etapa:

  • Ver PDF completo (con número y fechas).

  • Enviar por email, marcar como enviado/cobrado.

  • Crear rectificativas.

  • Editar algunos campos, pero no el cliente, fecha o conceptos.

Recuerda que en esta etapa podrás indicar manualmente la fecha de vencimiento de la factura.

🔄 ¿Cómo pasar de borrador a final?

Desde el listado de ingresos:

  1. Marca la factura.

  2. Pulsa “Cambiar a etapa final”.

  3. Se asignará el número y la fecha definitiva (la fecha será la del día o la más próxima posible según la serie).

📊 ¿Dónde puedo ver el estado de mis facturas?

  • En el listado de ingresos, hay una columna con el estado: Borrador, Pendiente, Cobrado…

  • Puedes filtrar por etapa desde la web o la app.

  • Solo los documentos “Final” se tienen en cuenta en:

    • Informes

    • Gráficos financieros

    • Tesorería

    • Conciliación bancaria

    • Exportaciones contables

📌 Consejos prácticos

  • Usa “Borrador” si todavía estás revisando datos.

  • Finaliza solo cuando estés 100% seguro: ¡no se puede eliminar!

  • Si necesitas anular una factura final: usa una rectificativa.

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