A no ser que seas un negocio de nueva creación, dispondrás de información de facturación que necesitas importar a Quipu para la correcta gestión de tu negocio.
En este artículo, te contamos los pasos a seguir para importar tus tickets y facturas de gastos a la plataforma.
Para iniciar el proceso de importación de tus documentos de gasto tienes que acceder a Menú lateral > Gastos.
Una vez dentro, en la parte derecha de la barra de búsqueda podrás ir al apartado de importaciones clicando en el icono indicado en la siguiente imagen.
Al hacerlo, se abrirá una ventana emergente desde la que podrás descargarte nuestra plantilla de importación. Completa los campos necesarios* y sube la plantilla completada a Quipu.
Es muy importante que no cambies el formato. Las columnas, aunque estén vacías, deben conservar el formato predeterminado.
Por último, si hubiese algún tipo de error en el excel, no se cargará ninguna información. Se enviará un email con los errores detectados para su corrección, pudiendo subir nuevamente el excel con las correcciones realizadas.
*Recuerda que los campos marcados en amarillo son obligatorios.
Formato de la plantilla
Debes tener en cuenta los siguientes puntos para una correcta importación del excel:
Por defecto la plantilla que te bajas de Quipu ya está bien configurada pero a veces depende de tu programa (Microsoft Office, Open Office, etc) puede que se haya desconfigurado.
El archivo debe ser .xls o .xlsx
Verifica que las columnas que contienen fechas tengan el formato 'fecha' y que los campos donde haya unidades monetarias (euros) tengan el formato 'moneda'.
Es importante que uses el sistema decimal europeo (comas) en vez de usar puntos.
Campos obligatorios
Son obligatorios aquellos campos que aparecen en amarillo dentro de la plantilla descargada:
Tipo: factura, ticket o presupuesto.
Fecha de Emisión
Número de Factura
NIF: sólo obligatorio para facturas.
Nombre: sólo es obligatorio si no existe el contacto en tu cuenta de Quipu o si es una factura.
País: sólo es obligatorio si no existe el contacto en tu cuenta de Quipu o si es una factura.
Base Unitaria
IVA: si el IVA es cero, debe ponerse un cero igualmente, excepto si es un ticket.
Al rellenar la información del proveedor, al importar este excel automáticamente se creará la ficha del contacto con los datos que se han indicado. Si el contacto ya existe, con la información del NIF será suficiente, ya que es el identificador único.
Contenido de los campos
Datos fiscales
Tipo: Especifica si es una factura o ticket. Si no indicas nada en este campo, asumiremos que son facturas.Puedes escribirlo en cualquier de los 4 idiomas de la plataforma el texto.
Fechas de emisión, vencimiento y pago. Formatos aceptados: DD/MM/AA y DD/MM/AAAA
Estado de pago: Para indicar el estado de pago de un ticket o factura puedes hacerlo de dos formas: indicando la fecha de vencimiento y la fecha de pago. indicando mediante texto el estado de pago: pendiente, impagado o pagado/cobrado. Si no indicas ninguna fecha de pago se indicará la del día en que se importa el excel.
Numeración de factura, ticket o presupuesto: El número de la factura (sin ninguna limitación por parte de Quipu. En caso de exportarl mediante el suenlace de A3 solo se pintarán los últimos 10 dígitos que son el máximo que acepta A3).
Proveedor
NIF. Si el NIF no existe aparecerá un error. Esta validación solo aplica para proveedores de España y países de la Unión Europea.El NIF es el identificador único en Quipu y por lo tanto si el proveedor ya existe, solo con el NIF nos basta.
Nombre del proveedor. Si el proveedor no existe es un campo obligatorio. En caso de que exista tomamos el NIF como referencia y no hace falta informar del nombre ni ningún otro campo.
Dirección, Mail, Teléfono, IBAN, SWIFT. No son campos obligatorios
País. Es un campo obligatorio y puedes escribir el nombre del país en cualquier de los 4 idiomas de Quipu (catalán, español, inglés, francés) o usando el acrónimo (ES, IT, DE, etc) según ISO 3166.
Número de Proveedor. Es el número contable del proveedor. Si el proveedor ya existe tomará el número que tenemos. Si aún no existe el sistema le adjudicará uno. Solo lo debes informar si quieres asignar a uno en particular. Es esencial que la longitud sea la que haya en Configuración-básica-nº dígitos contables.
Línea de factura (Conceptos)
Puedes hacer varias líneas de factura para desglosar por ejemplo distintos IVAs .
Para ello simplemente debemos meter el mismo número de factura en filas consecutivas y rellenar los conceptos e importes.
Concepto. No es un campo obligatorio.
Base Unitaria. La separación decimal debe ser com comas.
Cantidad. Si no se pone nada el importe por defecto será 1.
IVA, Recargo de Equivalencia, Retención. Poner la cuota de IVA (21, 10, 4, etc), recargo de equivalencia o retención.
Código Contable. Por defecto se consigna un 629. Es esencial que la longitud sea la que haya en Configuración-básica-nº dígitos contables.
Actividad Económica. En caso que haya más de una actividad económica, se puede detallar separando la sección y el epígrafe.Si no se pone nada, se aplicará la actividad económica por defecto.
Por otro lado, si lo que deseas es introducir una nueva factura o ticket, te invitamos a echarle un vistazo a nuestro artículo sobre cómo crear una factura o ticket de gasto.