Aquí encontrarán diferentes acciones relacionadas al proceso de facturación y su importancia, abordaremos las mejores prácticas para mantener un sistema eficiente.
Importaciones en Excel:
Según el tipo de negocio del cliente, puede resultar interesante la opción de que nos cumplimente un Excel de Ingresos (comercio, hostelería…).
La manera de importar la información que nos envía el cliente mediante Excel, es muy sencilla.
Apartado de Ingresos/gastos:
- Parte lateral derecha debajo de la barra de búsqueda presionamos sobre la flecha hacía arriba. ⬆️
Nos descargamos la plantilla y cumplimentamos los campos necesarios para poder crear esa factura o ticket. (Lo más importarte para crearla son las columnas en amarillo), eso no descarta que no puedan rellenar el resto de las mismas.
Una vez finalices, guardas y subes.
No eliminar las columnas vacías.
No cambiar el formato.
No tenemos en cuenta si la factura ya existe, así que, si subes algo dos veces, se duplicará.
Verifica que las columnas que contienen fechas tengan el formato 'fecha' y que los campos donde haya unidades monetarias (euros) tengan el formato 'moneda'.
Es importante que uses el sistema decimal europeo (comas) en vez de usar puntos.
EJEMPLO:
Vídeo con ejemplo de importación. Importar Ingresos.
Excel de ejemplo. Ingresos
Punto a DESTACAR:
Si el Excel tiene algún tipo de error, esté no se importará.
Recibirás un mail indicando los errores que Quipu ha detectado para que puedas corregirlo.
Por ejemplo:
Esto se hace para evitar inconvenientes al momento de cargar el Excel.
Si está todo OK les llegará una notificación junto con un enlace el cual podrán hacerle Click para comprobar el resultado.
BLOQUEO DE TRIMESTRES:
Lo importante del bloqueo del trimestre es, terminamos un trimestre y lo bloqueamos. Cuando tengamos cerrado el trimestre y ya esté todo en el programa de contabilidad para presentar los impuestos, así siempre habrá la misma información en Quipu que en el programa contable.
Esto nos ayudará a evitar incidencias al momento de subir documentos a Quipu.
Ejemplo:
Hoy (fecha actual) subo una factura del trimestre anterior, pero quiero contabilizarla dentro del trimestre actual, para que esto suceda se bloquea el trimestre.
Si no bloqueo el mismo, ese documento se procesará con la fecha de emisión real de esa factura/ticket.
Entonces, termino el trimestre – BLOQUEAR TRIMESTRE.
CREAR FACTURA MANUAL:
Dentro de Quipu tenemos la posibilidad de crear tanto facturas de ingresos como de gastos de una manera muy sencilla.
Una factura es un documento que expide una empresa/autónomo a otra empresa/autónomo en el que se detallan operaciones relacionadas con ventas o prestaciones de servicios.
Un ticket de gasto es un comprobante que evidencia una transacción de compra, brindando detalles sobre los bienes o servicios adquiridos y el importe pagado.
Lo exportamos como un apunte sin IVA.
Un ticket de ingreso podemos decir que es una factura simplificada.
En el ticket debe de aparecer la información fiscal de ambos, emisor.
No figurará la información del comprador.
El empresario no podrá deducir el IVA del ticket.
FACTURA DE INGRESOS:
La diferencia es que al crear una factura se crea una ficha de contacto del cliente, mientras que si creamos un ticket no se crea ninguna ficha y va a una cuenta genérica 430.0
Contamos con varios apartados al momento de la creación de un documento.
Escoger el cliente.
Serie de facturación (puede ser por defecto o crear una en el apartado de configuración).
Fecha de emisión y vto. (si tiene fecha de vto.)
Concepto y el resto de la información de la factura que quieran agregar.
Marcar si es un Tipo: Suplido
Configurar una categoría contable, solo para ese concepto. Esto no altera la categoría que hayas puesto por defecto para ese cliente
Puedes añadir tantos conceptos como quieras.
Entre otros detalles que puedes agregar a tu documento.
REMINDER!!!
SIEMPRE presionar VALIDAR y CREAR para que se cree dicho documento.
Ejemplos para una mejor visualización:
FACTURA DE GASTOS:
Es exactamente igual, con la diferencia de que es un gasto y no un ingreso.
Cuenta con los mismos apartados solo que en vez de seleccionar a que cliente corresponde, seleccionas el Proveedor.
Y las cuentas serán de la categoría contable 6.
