Aquí encontrarán diferentes acciones relacionadas al proceso de facturación y su importancia. Además, abordaremos las mejores prácticas para mantener un sistema eficiente.
Importaciones en Excel:
Según el tipo de negocio del cliente, puede resultar útil solicitarle que nos cumplimente un Excel de Ingresos (comercio, hostelería…).
La manera de importar la información que nos envía el cliente mediante Excel, es muy sencilla.
Apartado de Ingresos/gastos:
- Parte lateral derecha debajo de la barra de búsqueda presionamos sobre la flecha hacía arriba. ⬆️
Nos descargamos la plantilla y cumplimentamos los campos necesarios para poder crear esa factura. Lo más importarte para crearla son las columnas en amarillo, si bien siempre puedan rellenar el resto de las mismas.
Una vez finalices, guardas y subes.
No elimines las columnas vacías.
No cambies el formato.
Ten en cuenta que no registramos si la factura ya existe, así que, si subes algo dos veces, se duplicará.
Verifica que las columnas que contienen fechas tengan el formato 'fecha' y que los campos donde haya unidades monetarias (euros) tengan el formato 'moneda'.
Es importante que uses el sistema decimal europeo (comas) en vez de usar puntos.
EJEMPLO:
Vídeo con ejemplo de importación: Importar Ingresos.
Excel de ejemplo (Ingresos):
Punto a DESTACAR:
Si el Excel tiene algún tipo de error, no se importará.
Recibirás un mail indicando los errores que Quipu ha detectado para que puedas corregirlo.
Por ejemplo:
Esto se hace para evitar problemas en el momento de cargar el Excel.
Si está todo OK les llegará una notificación junto con un enlace que podrán clicar para comprobar el resultado.
BLOQUEO DE TRIMESTRES:
Lo importante del bloqueo del trimestre es terminar un trimestre y bloquearlo cuando tengamos cerrado el trimestre y ya esté todo en el programa de contabilidad para presentar los impuestos. Así siempre habrá la misma información en Quipu que en el programa contable.
Esto nos ayudará a evitar incidencias en el momento de subir documentos a Quipu.
Ejemplo:
Hoy (fecha actual) subo una factura del trimestre anterior, pero quiero contabilizarla dentro del trimestre actual. Para que esto suceda, se bloquea el trimestre.
Si no lo bloqueo, ese documento se procesará con la fecha de emisión real de esa factura/ticket.
Entonces, termino el trimestre – BLOQUEAR TRIMESTRE.
CREAR FACTURA MANUAL:
Dentro de Quipu tenemos la posibilidad de crear tanto facturas de ingresos como de gastos de una manera muy sencilla.
Una factura (ordinaria) es un documento que expide una empresa/autónomo a otra empresa/autónomo en el que se detallan operaciones relacionadas con ventas o prestaciones de servicios.
Un ticket de gasto es un comprobante que evidencia una transacción de compra, brindando detalles sobre los bienes o servicios adquiridos y el importe pagado.
Lo exportamos como un apunte sin IVA.
Una factura simplificada es un documento en el que siempre debe de aparecer la información fiscal del emisor, pero no tiene que figurar la información del comprador.
El empresario no podrá deducir el IVA de una factura simplificada.
FACTURA DE INGRESOS:
La diferencia es que al crear una factura ordinaria se crea una ficha de contacto del cliente automáticamente, mientras que en el caso de la factura simplificada, la creación de esta ficha de contacto es opcional: puedes elegir añadir los datos del contacto para crear uno nuevo, añadirlo a un contacto existente, o no incluir esta información. En este último caso, el documento va a una cuenta genérica 430.0
Contamos con varios apartados en el momento de la creación de un documento.
Escoger al cliente.
Serie de facturación (puede ser por defecto o crear una en el apartado de configuración).
Fecha de emisión y vto. (si tiene fecha de vto.)
Concepto y el resto de la información de la factura que quieran agregar.
Marcar si es un Tipo: Suplido
Configurar una categoría contable, solo para ese concepto. Esto no altera la categoría que hayas puesto por defecto para ese cliente
Puedes añadir tantos conceptos como quieras.
REMINDER!!!
SIEMPRE deberás presionar VALIDAR y CREAR para que se cree el documento.
Ejemplos para una mejor visualización:
FACTURA DE GASTOS:
Es exactamente igual, con la diferencia de que es un gasto y no un ingreso.
Cuenta con los mismos apartados solo que en vez de seleccionar a qué cliente corresponde, seleccionas el Proveedor.
Las cuentas serán de la categoría contable 6.
