El lector de ingresos y gastos automático es una de las funcionalidades más valoradas por los usuarios de Quipu.
¿Por qué? Porque el proceso de registro de documentos de Quipu, a diferencia de nuestros competidores, incluye una revisión humana por parte de nuestros agentes profesionales. Este factor nos permite garantizarte un 99,9% de precisión en los documentos procesados, ofreciéndote así el lector de ingresos y gastos más fiable del mercado.
El lector de Quipu consta de diferentes pestañas, con sus propias funciones. En este artículo te contamos qué puedes hacer desde cada una de ellas.
Índice
Pestaña Lector
Pestaña Lector
Como ya sabes, existen 3 formas de subir documentos al lector.
Desde la pestaña principal del lector podrás realizar la primera: Subir los documentos directamente en la plataforma. Esto podrás hacerlo de dos maneras:
Arrastrando los documentos
Utilizando el importador, clicando en el botón "Sube un ingreso" o "Sube un gasto".
Documentos pendientes de procesar
En esta pestaña también aparecerán todos los documentos que hayas registrado con el lector de gastos antes de que sean procesados.
Recuerda que el lector tiene un límite de 150 lecturas. Eso implica que si subes más documentos, estos también aparecerán en la pestaña principal del lector con la etiqueta "Sin procesar".
⚠️ Aunque contrates un paquete con más lecturas, el procesamiento no se iniciará de forma automática. Tendrás que seleccionar los documentos que quieras procesar y clicar en el botón "Enviar a procesar".
Contador de lecturas
Desde la pestaña principal del panel del lector también podrás consultar las lecturas restantes en tu cuenta.
⚠️ Recuerda que este contador es mensual y no acumulable. Es decir, si tienes contratadas 20 lecturas y sólo gastas 15, el mes siguiente volverás a disponer de 20 lecturas.
En caso de que necesites ampliar el número de lecturas, desde esta pestaña también puedes contratar más.
Pestaña No Procesados
Pestaña No Procesados
En caso de que un documento no haya podido ser interpretado correctamente ni por nuestra IA ni por nuestros agentes humanos, se enviará a la pestaña ¨No Procesados¨.
Cada archivo de los alojados en esta pestaña mostrará el motivo por el que no ha podido procesarse, que puede ser:
Mala calidad de la imagen
Importes que no cuadran
Ya existe una factura con esa numeración
Más de una factura junta
Falta información
Archivo incompatible (el lector sólo procesa JPG, PNG o PDF).
Dudas razonables (si no está claro si es una factura/ticket, tienes que validarlo antes de que se cree en el sistema)
⚠️ Los documentos no procesados no se han creado; por tanto, es necesario que los crees tú. Te explicamos cómo en este artículo.
Pestaña Pendientes de Verificar
Pestaña Pendientes de Verificar
Los documentos que hayas subido al lector de gastos y hayan sido procesados correctamente aparecerán en la pestaña "Pendientes de Verificar".
Estos documentos quedan pendientes de tu revisión y validación. Si quieres saber cómo proceder con estas acciones, echa un vistazo a nuestro artículo sobre cómo revisar y validar los documentos procesados.
Pestaña Historial
Pestaña Historial
Desde esta pestaña podrás consultar toda la actividad realizada en el panel.
Esta actividad aparecerá listada, incluyendo la siguiente información:
Fecha de creación
Origen: qué método has utilizado para subir el documento al lector.
Estado: puede ser no procesado, pendiente de verificar, duplicado, eliminado o creado.
💡En caso de que hayas eliminado un documento, puedes recuperarlo directamente desde el historial clicando en el botón "Recuperar".
Pestaña Papelera
Pestaña Papelera
En la pestaña de la papelera sólo aparecerán aquellos documentos que se han marcado cómo "No es un gasto" o "No es un ingreso" una vez pasada la validación humana.
Si es necesario, estos documentos pueden recuperarse colocando el cursor sobre el documento y clicando en el botón "Recuperar".
⚠️ La papelera no puede vaciarse, ni pueden eliminarse definitivamente los documentos que hay allí.
Pestaña Duplicados
Pestaña Duplicados
Quipu incorpora un sistema automático para detectar documentos duplicados y evitar que se procesen varias veces. Este sistema opera bajo dos criterios principales:
Archivo idéntico: Si el archivo que subes es exactamente igual a uno ya procesado, el sistema lo detecta y bloquea su procesamiento.
Proveedor/cliente y número de factura coinciden: Al procesar una factura, el sistema identifica si el proveedor o cliente y el número de factura ya existen, considerándolo un duplicado.
Cuando se detecta un duplicado, el documento desaparece de la pestaña del Lector y se traslada automáticamente a la pestaña de Duplicados.
Los documentos que se encuentran en esta pestaña no se pueden recuperar desde aquí. Para hacerlo, tendrás que dirigirte a la pestaña Historial, seleccionar el archivo o archivos que deseas recuperar y clicar en el botón "Recuperar el archivo".
¿Qué hacer si un gasto se marca como duplicado?
Si un gasto que subiste aparece directamente en la pestaña de Duplicados, puedes buscarlo en el historial para recuperarlo. Sigue estos pasos:
Accede al Menú lateral > Lector de ingresos o gastos > Historial.
Localiza el documento que deseas recuperar.
Haz clic en el botón "Recuperar" para restaurarlo.
⚠️ Limitaciones del sistema de detección de duplicados
Es importante tener en cuenta que este sistema solo funciona con documentos que pasan por el lector de ingresos o gastos. Si creas un gasto manualmente o importas datos desde un Excel, el sistema no puede identificar duplicados.
Sobre la gestión de la pestaña de Duplicados
No es posible vaciar manualmente el apartado de Duplicados. Los documentos permanecen en esta pestaña como parte del histórico del lector, permitiéndote rastrear qué ha sucedido con ellos.