Organiza tus documentos y datos de negocio para mejorar la eficiencia de tu gestión, facilitar la contabilidad y obtener información útil para la toma de decisiones.
La categorización de la información es clave para que todos los equipos de tu empresa trabajen de forma organizada y sin perder información. En Quipu puedes hacerlo mediante etiquetas personalizadas y otras herramientas de clasificación según tu rol o necesidad.
🎥 Para una guía visual, mira el siguiente vídeo:
Requisitos previos
Acceso a tu cuenta de Quipu.
Conocer los documentos que quieres categorizar: tickets, facturas, presupuestos, pedidos o albaranes.
Haber importado tus cuentas contables si quieres relacionarlas con la categorización contable.
Paso a paso
1. Etiquetas personalizadas
Las etiquetas te permiten clasificar y filtrar documentos de forma rápida y eficiente. Puedes asignar tantas etiquetas como quieras a cualquier tipo de documento registrado en Quipu.
Cómo crear etiquetas:
Desde el Menú lateral → Configuración → Etiquetas.
O directamente desde la ventana de registro/creación de un documento:
Escribe el texto en el campo “Etiquetas”.
Pulsa intro para crear y asignar la etiqueta.
Cómo filtrar por etiquetas:
En los listados de Ingresos, Gastos o Documentos Comerciales, introduce el nombre de la etiqueta en el buscador.
Los resultados aparecerán filtrados y también se reflejarán en las exportaciones a Excel.
También puedes utilizar las etiquetas en la herramienta de analítica para segmentar ingresos y gastos.
2. Categorización según el rol del equipo
Equipo de administración o facturación
Su objetivo es clasificar correctamente todos los documentos para mantener un control preciso de ingresos y gastos.
Para ello, pueden usar etiquetas personalizadas según criterios propios.
Las etiquetas se crean y asignan siguiendo los pasos del apartado anterior.
Equipo contable o asesoría
El objetivo es facilitar la contabilidad y la gestión fiscal del negocio.
Pueden importar el plan contable y asignar cuentas a clientes, proveedores o cuentas bancarias.
Una vez categorizado un cliente o proveedor, Quipu recordará la asignación para futuras facturas o gastos.
Equipo gerente
La categorización permite analizar la rentabilidad de proyectos o centros de ingresos.
Mediante etiquetas y categorías, se puede filtrar y analizar qué ingresos y gastos corresponden a cada proyecto o área.
Esto facilita la toma de decisiones estratégicas y la planificación empresarial.
💡 Consejos útiles:
Siempre crea etiquetas consistentes y descriptivas para facilitar la búsqueda.
Importa primero las cuentas contables y clientes/proveedores si quieres vincular la categorización contable.
Revisa periódicamente las etiquetas y categorías para mantener la información organizada.
Usa la analítica para evaluar la efectividad de tu categorización y optimizar procesos.
Solución de problemas / FAQ relacionadas
¿Puedo filtrar documentos por varias etiquetas a la vez?
Sí, puedes combinar etiquetas en el buscador para filtrar documentos que cumplan múltiples criterios.
¿Qué pasa si un cliente o proveedor ya está categorizado?
Quipu recordará la categoría asignada anteriormente y la aplicará automáticamente en futuras facturas o gastos.
¿Necesito crear etiquetas para cada proyecto o área?
No es obligatorio, pero sí recomendable si quieres obtener informes y análisis precisos por proyecto, centro de ingresos o tipo de gasto.