Salvo que tu negocio sea de nueva creación, es bastante probable que cuando aterrices en Quipu tengas un histórico de facturas y facturas simplificadas (tickets), tanto de gastos como de ingresos.
En este artículo, te contamos los pasos básicos que debes seguir para importar todas tus facturas a la plataforma de Quipu para la correcta gestión de tu negocio.
El proceso para importar tus facturas y facturas simplificadas (tickets) es bastante similar tanto para ingresos como para gastos. En ambos casos, el primer paso a seguir será descargarte la plantilla en formato .xls que encontrarás en la siguiente ruta:
Menú lateral > Ingresos o Menú lateral > Gastos, dependiendo del caso.
En esa ventana, podrás encontrar acceder al proceso de importación desde el botón que encontrarás en la parte derecha de la pantalla:
Al clicar, se te abrirá una ventana emergente con la que podrás iniciar la importación de tus facturas.
¿Cómo rellenar correctamente la plantilla?
Descarga la plantilla oficial.
Rellena cada columna con la información correspondiente.
Ten en cuenta que las columnas grises son obligatorias.
No alteres el formato de la tabla ni cambies la estructura del archivo.
Las columnas con fechas deben tener formato fecha (DD/MM/AAAA).
Las columnas monetarias deben estar en formato moneda (€).
Contactos
Al introducir datos de cliente o proveedor, se guardará el contacto automáticamente.
Si el contacto ya existe, basta con introducir el NIF.
Para subir solo contactos, puedes hacerlo desde la sección 'Contactos' en el menú lateral.
Tipo de documento
Especifica uno de los siguientes tipos:
Factura
Factura simplificada
Ingreso adicional (solamente en el caso de importar ingresos, no es un tipo de gasto)
ℹ️ En el caso de las facturas rectificativas, basta con seleccionar el tipo de documento correspondiente (factura o factura simplificada) y poner los conceptos en negativo.
Numeración y fechas
Utiliza el formato
2014-00323para la numeración, donde2014es la parte fija de la serie y00323el número correlativo. El uso del guión entre la serie y el número es obligatorio.En el caso de facturas o facturas simplificadas rectificativas, estas deben utilizar una serie de numeración propia, diferente a la de los documentos ordinarios.
Las fechas de emisión, vencimiento y pago deben estar en formato DD/MM/AAAA.
Puedes separar múltiples fechas de vencimiento con
;.
Estado de pago
Puedes indicarlo de dos formas:
Especificando fechas de vencimiento y pago.
Usando uno de los siguientes textos en la columna de estado de pago:
pendiente,impagado,pagado.
ℹ️ Una vez completada la importación de ingresos o gastos, aquellos que se hayan subido como impagados se mostrarán en la plataforma como vencidos, y aquellos que se hayan subido como pagados aparecerán como cobrados.
Cliente/proveedor
Datos del cliente/proveedor: nombre, correo, NIF, dirección, ciudad, CP, país, teléfono, número de cliente/proveedor, IBAN y Swift/BIC.
Los campos NIF, nombre, país y CP son solamente obligatorios en el caso de las facturas. Tanto las facturas simplificadas (tickets) como los ingresos adicionales pueden registrarse sin esta información.
Tipo de cliente: Para ventas a particulares, indica
'particular'si no hay NIF.
Líneas de factura
Concepto
Base unitaria
Cantidad
IVA (%)
Retención
Cuenta contable de ingreso o gasto: el código de la cuenta de ingreso o gasto de la factura.
Tipo de documento identificativo del cliente o proveedor
Usa una de las siguientes opciones estándar:
NIF: en el caso de NIF-CIF-VAT intracomunitario
passport: para pasaportes
official_id_from_residence_country: para documentos oficiales de identificación expedidos por el país o territorio de residencia
residence_permit: para los certificados de residencia
other: para otros documentos probatorios
none: en el caso de los no censados
Consideraciones importantes
Si subes el mismo documento más de una vez, el sistema lo registrará como un error y la importación fallará.
Puedes importar hasta 1.000 registros por archivo. Si el archivo contiene más registros, la importación fallará.
Los datos de cliente/proveedor se guardan automáticamente al importar. Si deseas subir únicamente contactos, puedes hacerlo desde la sección 'Contactos' del menú lateral.
En el caso de los ingresos, las facturas simplificadas y ingresos adicionales no pueden tener recargo de equivalencia ni retención. Además los ingresos adicionales no tienen cantidad.
En los gastos: las facturas simplificadas no pueden tener cantidad, IVA, recargo de equivalencia ni retención.
¿Cómo subir el archivo a Quipu?
Una vez completado el archivo:
Revisa que no haya errores.
Sube el archivo desde tu ordenador arrastrándolo a la ventana emergente.
En el caso de detectar algún error en el excel, la información no se cargará. Te notificaremos a través de tu correo electrónico de los errores que hemos detectado para que puedas corregirlos y subir el documento de nuevo.